Privacy policy

ENGLISH

Effective Date: March 15, 2026
Last Updated: March 15, 2026

Legislation: PIPEDA (Federal) + Quebec Law 25 (Bill 64)

This Privacy Policy describes how ProHair ("ProHair.ca", "we", "us", or "our") collects, uses, and discloses personal information when you visit https://prohair.ca or make a purchase. As a Quebec-based business, we comply with both Canada's federal PIPEDA and Quebec's Law 25.

1. Who We Are

ProHair operates ProHair.ca, a professional hair care e-commerce store.
Address: 301A-9200 avenue du Parc, Montréal, QC, Canada
Privacy Officer: support@prohair.ca

2. Information We Collect

Information You Provide

  • Name, email address, phone number, billing and shipping address
  • Payment information (processed by our payment provider; we do not store card numbers)
  • Order history and purchase details
  • Communications you send us (emails, chat, support tickets)

Information Collected Automatically

  • Device information: browser type, operating system, IP address
  • Usage data: pages viewed, time on site, referring URLs
  • Cookies and similar tracking technologies (see Section 6)

3. How We Use Your Information

  • Process and fulfill orders, including shipping and returns
  • Communicate with you about your order, account, or products
  • Send marketing emails — only with your express CASL-compliant consent
  • Improve and optimize our Site and customer experience
  • Prevent fraud and ensure transaction security
  • Meet our legal obligations under Quebec and Canadian law
Quebec Law 25: We process personal information only for the purposes identified at the time of collection. We do not use your data for secondary purposes without renewed consent.

4. Sharing Your Information

  • Shopify Inc. — our e-commerce platform (servers may be located outside Quebec)
  • Shipping carriers (Canada Post, UPS, FedEx, Purolator) — to fulfill orders
  • Payment processors (Shopify Payments, PayPal, Afterpay) — to process transactions
  • Email marketing platforms — only with your explicit consent
  • Law enforcement or regulators — when required by Quebec or Canadian law

We do not sell your personal information. When transferring data outside Quebec, we conduct a Privacy Impact Assessment (PIA) as required by Law 25.

5. Data Retention

We retain personal information only as long as necessary for the purposes described, or as required by law. Financial and order records are kept for a minimum of 7 years for tax compliance. When data is no longer needed, it is securely destroyed.

6. Your Rights

Under PIPEDA and Quebec Law 25, you have the right to:

  • Access the personal information we hold about you
  • Request correction of inaccurate or incomplete information
  • Withdraw consent for marketing at any time
  • Request deletion of your personal information (subject to legal retention obligations)
  • Object to automated decision-making that significantly affects you
  • Data portability — receive your information in a structured, machine-readable format (Law 25)

To exercise these rights, contact our Privacy Officer at support@prohair.ca. We will respond within 30 days.

7. Cookies

  • Essential cookies: Required for the Site to function (cart, checkout)
  • Analytics cookies: Understand visitor behaviour (e.g., Google Analytics)
  • Marketing cookies: Serve relevant ads — only with your consent

8. Cross-Border Data Transfers

Our Site runs on Shopify, which may process your data in the United States. Before transferring data outside Quebec, we conduct a Privacy Impact Assessment (PIA) as required by Law 25.

9. Data Breach Protocol

In the event of a confidentiality incident, we will assess the risk of harm, notify the Commission d’accès à l’information (CAI) if required, notify affected individuals without undue delay, and maintain an incident register.

10. Children's Privacy

Our Site is not intended for individuals under 18. We do not knowingly collect personal information from minors.

11. Changes to This Policy

We may update this policy periodically. Material changes will be communicated via email or a notice on our Site.

12. Contact & Complaints

FRANÇAIS

Date d’entrée en vigueur : 15 mars 2026
Dernière mise à jour : 15 mars 2026

Législation : Loi 25 (Québec) — Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels · LPRPDE (fédéral)

La présente politique de confidentialité décrit la façon dont ProHair collecte, utilise et divulgue les renseignements personnels lorsque vous visitez https://prohair.ca ou effectuez un achat. Nous respectons la Loi 25 du Québec ainsi que la LPRPDE.

1. Qui sommes-nous

ProHair exploite ProHair.ca, une boutique en ligne de produits capillaires professionnels.
Adresse : 301A-9200 avenue du Parc, Montréal, QC, Canada
Responsable de la protection des renseignements personnels : support@prohair.ca

2. Renseignements que nous collectons

Renseignements que vous nous fournissez

  • Nom, adresse courriel, numéro de téléphone, adresses de facturation et de livraison
  • Renseignements de paiement (traités par notre prestataire ; nous ne conservons pas les numéros de carte)
  • Historique des commandes
  • Communications que vous nous envoyez

Renseignements collectés automatiquement

  • Informations sur l’appareil : type de navigateur, système d’exploitation, adresse IP
  • Données d’utilisation : pages consultées, temps passé sur le site, URL de référence
  • Témoins de connexion (cookies) et technologies similaires (voir section 6)

3. Utilisation de vos renseignements

  • Traitement et exécution des commandes, y compris la livraison et les retours
  • Communication avec vous concernant votre commande ou nos produits
  • Envoi de courriels marketing — uniquement avec votre consentement exprès conforme à la LCAP
  • Amélioration de notre site et de l’expérience client
  • Prévention de la fraude et sécurisation des transactions
  • Respect de nos obligations légales
Exigence de la Loi 25 : Nous traitons les renseignements personnels uniquement aux fins identifiées au moment de leur collecte.

4. Communication de vos renseignements

  • Shopify Inc. — notre plateforme (serveurs peuvent être à l’extérieur du Québec)
  • Transporteurs (Postes Canada, UPS, FedEx, Purolator)
  • Prestataires de paiement (Shopify Payments, PayPal, Afterpay)
  • Plateformes de marketing par courriel — uniquement avec votre consentement explicite
  • Forces de l’ordre ou organismes réglementaires — si requis par la loi

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels. Avant tout transfert hors du Québec, nous effectuons une Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) conformément à la Loi 25.

5. Conservation des données

Nous conservons les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire. Les dossiers financiers sont conservés pendant au moins 7 ans.

6. Vos droits

  • Accéder aux renseignements que nous détenons à votre sujet
  • Demander la correction de renseignements inexacts
  • Retirer votre consentement au marketing en tout temps
  • Demander la suppression de vos renseignements personnels
  • Vous opposer à une décision automatisée
  • Portabilité des données (Loi 25)

Pour exercer ces droits : support@prohair.ca. Nous répondrons dans un délai de 30 jours.

7. Témoins de connexion (cookies)

  • Témoins essentiels : nécessaires au fonctionnement du site
  • Témoins analytiques : comprendre le comportement des visiteurs
  • Témoins marketing : uniquement avec votre consentement

8. Transferts hors du Québec

Notre site fonctionne sur Shopify, qui peut traiter vos données aux États-Unis. Nous effectuons une EFVP avant tout transfert hors du Québec.

9. Incident de confidentialité

En cas d’incident, nous évaluerons le risque, aviserons la CAI si requis, notifierons les personnes concernées et tiendrons un registre des incidents.

10. Mineurs

Notre site ne s’adresse pas aux personnes de moins de 18 ans.

11. Modifications

Nous pouvons mettre à jour cette politique périodiquement. Les modifications importantes seront communiquées par courriel ou avis sur notre site.

12. Nous joindre